Manual do Usuário

1. Passo a passo _ Cadastro de PQ

O analista CMSS é responsável por cadastrar a Planilha de Quantitativos (PQ), contendo os itens previstos no pedido que serão utilizados pelo fornecedor para criar os Boletins de Medição (BMM) no portal SAP BTP. A partir daí, o fornecedor pode gerar os boletins com base nos itens habilitados na PQ.

1.1. Acesso _Acesse a transação SAP  /N/B4YOU/MENU.

Acesse o botão Cadastro de PQ.

1.2. Criar _Clique no botão criar.

Para criar uma PQ a partir de um pedido, digite o número do pedido e pressione Enter para carregar as informações. 

Preencha os campos obrigatórios: referência, escopo resumido, nome do preposto, e-mail do preposto (utilizado para validar o responsável pelo envio dos boletins de medição), selecione a equipe, categoria, moeda e informe o local da prestação de serviço.

Nos casos em que for permitido alterar o local de prestação do serviço, selecione o flag para habilitar o campo no portal do fornecedor, onde será informado o local na criação do BM.

Selecione os itens que deverão ser disponibilizados ao fornecedor para realização da medição.

Para pedidos que utilizam a QQP, é necessário garantir que o botão “QQP – Ativa” esteja selecionado.
Quando o botão está habilitado, todas as funcionalidades específicas da QQP ficam disponíveis para utilização.

Para realizar o download do template de QQP, clique no botão “QQP” disponível na tela.

Realize o download do template de QQP. Abra o arquivo em seu editor de planilhas.
Preencha todos os campos conforme os dados necessários para o processo, garantindo que as informações estejam completas e corretas.

Após preencher corretamente o template de QQP, clique no botão “Carga de Planilha QQP” para realizar a importação dos dados no sistema.

Após realizar a carga da planilha de QQP, clique no botão “Visualizar QQP” para acessar os dados importados.

Observação: Uma vez realizada a carga da planilha de QQP, não é possível excluir o conteúdo já importado.
Caso seja necessário ajustar ou substituir informações, deve-se efetuar uma nova carga de planilha, garantindo que os dados atualizados sejam corretamente integrados ao sistema.

Para disponibilizar a PQ ao fornecedor, selecione o flag “PQ-Ativa”. Sem essa seleção, a PQ não ficará disponível para criação do BM.

Clique em Gravar e confirme para concluir a criação da PQ.

1.3. Editar_Clique em editar para modificar informações.

Informe o número da PQ a ser editada e pressione enter para carregar as informações.

Nesta etapa, é possível definir usuários adicionais vinculados ao fornecedor autorizados a criar Boletins de Medição (BM) no portal SAP BTP. Clique em Verificar acessos.

Clique em criar!

Será exibida uma tela para inserir o e-mail do fornecedor. Após digitar, pressione Enter para realizar a busca no sistema.

O campo Ativo indica se o e-mail inserido está habilitado para executar ações no SAP BTP. Em seguida, clique em Continuar.

Cadastro concluído com sucesso.

Para desativar o e-mail. Selecionar a linha e clicar em “Desativar”.

Confirme a desativação.

Clique em Gravar para salvar as alterações realizadas.

Confirme a alteração; após a confirmação, a PQ será atualizada.

1.4. Visualização: 

Clique em Visualizar, insira o número da PQ desejada e pressione Enter para carregar as informações.

1.5. Eliminação:

Clique em Eliminar, insira o número da PQ desejada e pressione Enter para carregar as informações. Em seguida, clique novamente em Eliminar para concluir a operação.

Após a confirmação, a PQ será eliminada.

2. Cadastro de gestor, analista e fiscal do pedido

No cadastro de gestor, analista, fiscal do pedido, o usuário deve informar os responsáveis designados para cada papel, garantindo que os atores corretos fiquem vinculados ao contrato no sistema.

2.1. Acesso_Acesse o botão Cadastro de Gestor, Analista e Fiscal Contrato/Pedido.

Execute a transação e clique em Criar para cadastrar os responsáveis do pedido.

Insira o número do pedido e o login SAP para cadastrar gestor, analista e fiscal. Em seguida, clique em Continuar.

Cadastro realizado.

2.2. Edição_Selecione a linha do documento desejado e clique em Editar.

A tela de edição será aberta; faça a alteração desejada, clique em Continuar e o cadastro será atualizado.

2.3. Eliminação_Selecione a linha do cadastro desejado e clique em Eliminar.

Confirme a eliminação. Após a confirmação, veja o cadastro eliminado.

3. Geração de requisição, pedido, SES e MIRO

A geração da SES é realizada automaticamente pelo sistema, por meio do escalonamento de um JOB. Essa automação garante a execução contínua e padronizada dessa etapa do processo, reduzindo a necessidade de intervenção manual e aumentando a eficiência operacional.

Clique em Geração de Requisição, SES, Pedido e MIRO.

Insira o número do BM e execute a transação para gerar os documentos.

Essa transação dispara um JOB responsável pela geração automática dos documentos.

4. Reversão do boletim de medição

A reversão do Boletim de Medição (BM) é o processo destinado a estornar os documentos gerados automaticamente pelo sistema. Essa ação é necessária quando há necessidade de correção ou cancelamento dos registros previamente criados, garantindo a integridade das informações contábeis e operacionais.

4.1. Acesso_Acesse a opção "reversão do boletim de medição“.

Insira o número do boletim de medição (BM).

Insira o título da nota e o motivo da devolução/estorno e clique em continuar para processar o estorno dos documentos.

Clique em confirmar a reversão do BM.

Será criado um JOB para o BM realizando a reversão do processo.

5. Favoritos Transações Cockpit

Para facilitar o acesso às transações mais utilizadas, basta cadastrar na lista de Favoritos.

Para cadastrar as transações favoritas, clique em “Favoritos” e “cadastrar favoritos” no cockpit.

Nesta etapa, indique as transações desejadas. Essa configuração tem como objetivo facilitar o seu dia a dia.

Retorne à tela anterior e confirme a alteração dos favoritos.

Após a confirmação, é necessário sair da tela inicial do cockpit e retornar para que a atualização seja carregada.

6. Boletim mensal de medição

O Boletim Mensal de Medição (BM) é o documento gerado a partir da Planilha de Quantitativos (PQ), reunindo os apontamentos de quantitativos realizados pelo fornecedor e os anexos comprobatórios. Esse boletim consolida as informações necessárias para o processamento e validação dos serviços executados no período.

6.1. Acesso_Acesse o botão Boletim de medição.

6.2. Criação_Clique no botão criar.
 

CRIAR: Nos casos em que o fornecedor se recusar a criar o boletim de medição pelo portal do SAP BTP, a equipe interna poderá criá-lo em seu lugar, encaminhando-o posteriormente para que o fornecedor apenas realize a aprovação.

Insira o número da PQ, pressione enter para carregar as informações.

Insira a quantidade dos itens que deseja realizar a medição.

Clique em "Gravar".

Confirme a criação:

Após a criação do Boletim de Medição (BM), localize o documento na transação correspondente.

Para submeter o BM à aprovação do fornecedor, clique no botão "Liberar p/ Aceite (Fornecedor)".

O sistema notificará o fornecedor automaticamente, permitindo seu acesso para validação.

Confirme a liberação do boletim de medição para aceite. 

Caso o fornecedor não realize o aceite do boletim de medição, a Anglo American poderá efetuar o aceite em seu lugar, utilizando o botão “Aceite Fornecedor”.

Esse botão estará disponível apenas quando o BM estiver no status “02 – Aguardando aceite do fornecedor”.

Confirme o aceite do BM para o fornecedor:

6.3. Visualizar_ Clique no botão Visualizar.

Insira o número do BM e pressione enter para carregar as informações.

6.4. Editar_ Clique em editar. Só é possível editar um BM quando estiver com status 01 – BM em criação.

Insira o número do BM e pressione enter para carregar as informações.

Execute as alterações e clique em "gravar“.

Confirme a alteração do BM.

7. Aceite Fiscal

Essa etapa é destinada ao fiscal do pedido, responsável por realizar a conferência dos quantitativos.

O aceite do fiscal será realizado pelo SAP BTP acessando link do portal: SAP Build Work Zone, standard edition (AA BR SC B4YOU - PROD): Iniciar sessão

Para acessar o portal insira seu e-mail Anglo American e a senha e clique em continuar. 

Abre a tela do menu B4YOU, clique no botão Service Inspector.

Selecione o BM que deseja fiscalizar e clique no botão fiscalizar e conferir. 

Para fiscalizar os BMMs gerados a partir de uma QQP, clique no botão “QQP” disponível na tela.

Na tela de fiscalização dos BMs gerados a partir da QQP, é possível:

• Verificar ou retirar a verificação dos itens individualmente, conforme a necessidade.

• Utilizar o botão “Verificar Todos” para aplicar ou retirar a verificação de todos os itens de uma só vez, de forma mais ágil.

Caso não concorde com o apontamento de um item, você pode optar por não verificar o item e inserir um comentário direcionado ao fornecedor, informando o motivo da não verificação. Para registrar o comentário:

1. Clique no botão “Comentário”.

2. Preencha o campo de justificativa, detalhando a razão da não verificação.

Observação: Não é possível realizar o aceite se algum item do BM não estiver devidamente verificado.

Na etapa de aceite do BM, o usuário pode:

• Confirmar o aceite, registrando a aprovação dos itens verificados.

• Recusar o aceite, quando houver pendências ou divergências. Nesse caso, é obrigatório inserir o motivo da não aprovação.

Para registrar a recusa:

1. Clique no botão “Recusar Aceite”.

2. Preencha o campo de justificativa, informando claramente a razão da não aprovação.

Observação: Quando um BM é recusado, o fornecedor consegue visualizar o comentário inserido pelo fiscal e realizar as alterações necessárias. Caso algum item que  já havia sido verificado seja modificado, o sistema remove automaticamente a verificação desse item. Nessa situação, será exigida uma nova conferência antes que o aceite possa ser concluído.

Para validar os anexos inseridos em cada item, basta clicar no botão “Anexos”.

Clique no botão Template Classificação Contábil para realizar o download da planilha modelo.

Após preencher a planilha com o rateio, clique no botão Upload Classificação Contábil para anexar o documento.

Clique no botão Carregar:

Insira o documento e, em seguida, clique em Fechar.

Para confirmar o aceite do BM, clique no botão Confirmar Aceite.

Confirme o aceite do BM.

8. Classificação Contábil

Esta etapa deve ser realizada pelo responsável pela validação contábil do Boletim Mensal de Medição (BM).

Clique no botão "Class. Cont." para abrir a tela de Classificação Contábil.

Preencha os campos obrigatórios conforme as orientações do setor contábil. Confirme as informações e retorne à tela anterior.

Clique em Gerar Rateio.

Confirme a geração automática do rateio.

Caso o fiscal tenha inserido um documento contendo dados de rateio, o sistema exibirá automaticamente a seguinte mensagem: "Confirme a tela para carregar o rateio."

Ao confirmar, as informações de rateio serão carregadas e aplicadas ao documento.

Caso o fiscal tenha inserido um documento contendo a carga de rateio, será exibida a seguinte mensagem. Confirme a tela para que o sistema carregue o rateio informado.

Clique em validar para que ocorra a validação dos coletores de custo inseridos. 

Para informar o rateio manualmente, selecione a linha do item e clique em Adicionar para inserir as informações necessárias. 

Selecione se a distribuição será realizada por quantidade ou por porcentagem, insira o valor correspondente e indique o centro de custo conforme definido para a categoria escolhida. Em seguida, clique em Continuar.

A classificação contábil do item foi registrada.

9. Aceite Gestor de Contrato

Esta etapa é destinada ao gestor do contrato e tem como finalidade realizar a conferência do Boletim de Medição (BM).

9.1. Para registrar o Aceite Gestor do Contrato, clique no botão Aceite Gestor do Contrato.

Confirme o aceite. 

Após o aceite do Gestor do Contrato, o sistema gera automaticamente a SES, que então é encaminhada para a alçada de aprovação.

Após a aprovação da SES, o sistema envia automaticamente um e-mail ao fornecedor solicitando o registro da Nota Fiscal (NF) no portal SAP BTP.

Ao anexar a Nota Fiscal, o sistema armazena automaticamente o documento no repositório OpenText e envia um e-mail automático para a OBJ, concluindo todo o processo no B4YOU.

10. Devolução do BM

Esta etapa é destinada ao gestor do contrato e tem como finalidade realizar a conferência do Boletim de Medição (BMM).

10.1. Clique no botão "Devolução" para retornar o BM, disponível em qualquer fase do processo.​

Confirme a devolução.

No momento da devolução, insira o motivo no campo correspondente. O sistema reclassificará automaticamente o BM com base no motivo informado, retornando-o para um dos seguintes status:

• "01 - Criação" (quando ajustes iniciais são necessários)
• "06 - Classificação Contábil" (quando a pendência está relacionada aos lançamentos contábeis)

Informe o motivo da devolução, insira a descrição correspondente e clique em "Continuar".

BM devolvido.

O BM foi reclassificado para o status 01 – Em criação, conforme o motivo informado na devolução.

11. Gestão do Processo de medição

11.1. Acesso_Acesse o botão Gestão do processo de medição.

11.2. Tela de Seleção_ Na tela de seleção, você pode:

• Inserir os parâmetros desejados (como número do documento, período, fornecedor, etc.) para refinar a busca;
• Ou clicar diretamente em "Executar" para listar todos os processos disponíveis.

No painel, é possível acompanhar todo o processo de medição de forma centralizada, incluindo:

• Status atual de cada Boletim de Medição (BM);
• Documentos gerados ao longo do fluxo.
• Outras informações relevantes para a gestão e auditoria do processo.

O painel também oferece diversas funcionalidades, como a visualização de dados, histórico de eventos, direcionamento para etapas de classificação contábil, criação do boletim de medição (BM), entre outras.

11.3. Criar: Para criar um BM a partir do painel de gestão, clique em criar.

Direciona para a tela do boletim de medição, onde você consegue criar, visualizar, editar.

11.4. Visualizar: Selecione a linha, clique em visualizar.

Abre tela de visualização do BM.

11.5. Classificação contábil: Selecione a linha, clique no botão classificação contábil.

Abre tela da classificação contábil do boletim de medição.

11.6. LOG de Inconsistências: Selecione a linha e clique no botão LOG de inconsistências, esse botão 
permite o usuário visualizar os registros de erros, falhas ou divergências que ocorreram durante o processamento.

Selecione a linha e clique no botão LOG de inconsistências, esse botão permite o usuário visualizar os registros de erros, falhas ou divergências que ocorreram durante o processamento.

Selecione a linha e clique no botão histórico de eventos.

Exibe tela com todo o histórico do BM.

11.7. Reenviar e-mail de autorização: Clique no botão Reenviar o e-mail de autorização para que o fornecedor possa anexar a nota fiscal no BTP.

Confirme o reenvio do e-mail.

11.8. Informação de gestor/fiscal: Selecione a linha e clique no botão informação de gestor/fiscal.

Exibe tela com as informações de gestor, analista do pedido.

11.9. Anexar NF: Quando o BM estiver com status 11 – aguardando nota fiscal é possível anexar a nota pelo painel. Selecione a linha correspondente ao BM que deseja anexar a nota, clique no botão anexar NF.

Selecione o arquivo desejado, clique em permitir.

11.10. Cancelar Status de Recebimento da NF’s: Selecione a linha do recebimento que deseja cancelar.

Confirme o cancelamento do recebimento da NFs. Nesse momento, o BMM volta para o status “Aguardando Nota Fiscal”.

Insira o motivo e confirme.

12. Carga de Saldo da QQP

Para controlar o saldo das QQPs que já foram realizadas fora do B4YOU. Essa funcionalidade permite importar os saldos existentes e garantir que os registros estejam devidamente atualizados.

12.1. Para controlar o saldo das QQPs já realizadas fora do B4YOU, acesse o painel e clique no botão “Carga de Saldo de QQP”.

Essa funcionalidade permite verificar o quanto já foi apontado fora do B4YOU, garantindo maior controle sobre os saldos das QQPs realizadas externamente.

12.2. Para baixar o modelo de template de QQP:

1. Clique no botão “Download Template de QQP”.
2. Insira o número do pedido.

Após realizar o download do template de QQP, é necessário preencher os dados solicitados e informar a quantidade correspondente em cada campo da planilha.

12.3. Para realizar a carga da planilha de QQP:

1. Clique no botão “Carga de Planilha de QQP”.
2. Caso já exista uma planilha previamente preenchida, basta efetuar a carga diretamente no sistema.